Transparent vom ersten Klick bis zum gespeicherten Projekt.

XPORTAL — 300, Inhaber Roman Dering
Einzelunternehmen
Heilig-Kreuz-Straße 18
87600 Kaufbeuren
Deutschland

E-Mail: info@x-portal.eu

XPORTAL bezeichnet in dieser Erklärung die unter x-portal.eu erreichbare Website samt Anwendung und zugleich den oben genannten Verantwortlichen, der sie betreibt. Nutzer bezeichnet jede natürliche Person, die XPORTAL aufruft oder verwendet — als Gast, mit einem Konto oder als Freelancer mit einem Profil. Dienstleister bezeichnet ein Unternehmen, das für XPORTAL einen abgegrenzten technischen Beitrag erbringt; welche Arten das sind und wo sie verarbeiten, steht in Abschnitt 10.

Dienstleister werden hier nach Aufgabe und Verarbeitungsort benannt, nicht mit Firmennamen. Auf formlose Anfrage an die oben genannte Adresse teilen wir Ihnen die konkreten Unternehmen jederzeit mit — ebenso, welche davon Ihre Daten im Einzelfall erhalten haben.

Beim Aufruf von XPORTAL werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browser- und Geräteangaben sowie Antwort- und Fehlerstatus gehören. Die Auslieferung übernimmt ein Dienstleister für Hosting und Auslieferungsnetz mit Sitz in den USA; die Auslieferung selbst erfolgt über Standorte innerhalb der Europäischen Union.

Die Verarbeitung dient der sicheren Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer, stabiler und nachvollziehbarer Betrieb.

Für die Ratenbegrenzung führt die Anwendungsdatenbank je Zeitfenster einen Zähler. Der zugehörige Schlüssel enthält bei IP-bezogenen Grenzen ausschließlich eine kryptografische Ableitung (HMAC) der IP-Adresse, nie die Adresse selbst. Ein abgelaufener Zähler wird täglich gelöscht.

Für die Nutzung des Chats erzeugt der eingesetzte Authentifizierungs- und Datenbankdienst zunächst eine anonyme Benutzerkennung. Sie ordnet Projekte und Nachrichten einem Zugriff zu. Bei einem dauerhaften Konto verarbeitet XPORTAL zusätzlich die E-Mail-Adresse, den gewählten Anmeldeweg, Authentifizierungsmetadaten und Sitzungsinformationen.

Sie können sich auch über einen externen Anmeldeanbieter anmelden. Die Verbindung dorthin entsteht erst nach Ihrem Klick auf die entsprechende Schaltfläche, die den Anbieter benennt. Dieser führt die Anmeldung durch; XPORTAL erhält die dafür freigegebenen Kontodaten, insbesondere eine Anbieterkennung und — abhängig von der im Dialog des Anbieters angezeigten Freigabe — E-Mail- und Profildaten. Dieser Weg ist freiwillig; alternativ steht die Anmeldung per E-Mail zur Verfügung. Für die Verarbeitung beim Anmeldeanbieter gilt dessen eigene Datenschutzerklärung, die im Anmeldedialog verlinkt ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung des gewünschten Kontos und der Anwendung oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist. Sicherheits- und Missbrauchsschutzmaßnahmen beruhen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

XPORTAL speichert Ihre Projektbeschreibung, Nachrichten, strukturierte Anforderungen, ausgewählte Profile, Matching-Ergebnisse und zugehörige Zeitstempel in der Anwendungsdatenbank. Bitte geben Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertrauliche Daten Dritter ein, sofern dies nicht notwendig und rechtlich zulässig ist.

Zur Strukturierung der Projektbeschreibung übermittelt XPORTAL den erforderlichen Text und eine pseudonyme Sicherheitskennung an die Schnittstelle eines KI-Dienstleisters mit Sitz in Irland. Anfragen werden so gestellt, dass dort kein Gesprächsverlauf gespeichert wird (store: false). Das schließt eigenständige Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle des Dienstleisters nicht aus; nach dessen veröffentlichten Datenkontrollen können solche Protokolle im Standardbetrieb bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Inhalte aus XPORTAL werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet.

Bei einer von Ihnen ausdrücklich gestarteten externen Freelancer-Suche wird der strukturierte Projektbrief für eine Websuche an denselben KI-Dienstleister übermittelt. Quellen, Ergebnisstände, URLs, Zeitstempel und technische Kennungen können zur Nachvollziehbarkeit gespeichert werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die angeforderte Leistung; Sicherheits- und Kostenkontrollen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Kuratierte und bei einer externen Suche gefundene Profile können berufliche personenbezogene Daten enthalten, etwa Name, Tätigkeit, Kompetenzen, Standort, Verfügbarkeit, berufliche URL und Quellenhinweise. Die Daten stammen aus direkten Angaben, freigegebenen Profilen oder öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen.

Zweck ist, geschäftliche Projektanfragen mit nachvollziehbaren beruflichen Profilen abzugleichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Vermittlung geeigneter beruflicher Kontakte. Betroffene Freelancer können dieser Verarbeitung aus Gründen ihrer besonderen Situation widersprechen und Berichtigung oder Löschung verlangen. XPORTAL trifft keine automatische Einstellungs- oder Vertragsentscheidung.

Stammen die Daten nicht von der betroffenen Person selbst, sondern aus einer Recherche in öffentlich zugänglichen Quellen, informieren wir die betroffene Person nach Art. 14 DSGVO — spätestens einen Monat nach der Erhebung, mit Angabe von Zweck, Herkunft, Speicherdauer und Widerspruchsrecht. Erfolgt bis dahin keine Information und keine Einwilligung, wird der Datensatz automatisch gelöscht. Recherchierte Profile werden bis zu einer Einwilligung nicht im Portal veröffentlicht.

Ein Lebenslauf wird nur mit dokumentierter Berechtigung des betroffenen Freelancers in einem privaten, nicht öffentlich erreichbaren Dokumentenspeicher hinterlegt. Gäste erhalten weder den Lebenslauf noch einen Hinweis darauf, ob ein Dokument vorhanden ist. Angemeldete Nutzer können einen Lebenslauf nur zu einem Profil abrufen, das im neuesten gespeicherten Ergebnis ihres eigenen Projekts als primäre oder alternative Empfehlung ausgewiesen ist. Der Abruf erfolgt über einen kurzzeitig gültigen Download-Link und wird zu Sicherheits- und Nachweiszwecken protokolliert. Nicht empfohlene Teiltreffer erhalten keinen Dokumentzugriff.

Bei einer freiwilligen Whitelist-Anmeldung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Land, Quelle und Einwilligungszeitpunkt, um die Anmeldung zu verwalten und die ausdrücklich gewünschten Start- und Onboarding-Informationen zu senden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Anmeldung wird im Doppelbestätigungsverfahren geprüft. Nach dem Absenden speichern wir den Eintrag zunächst als unbestätigt und senden einen Bestätigungslink an die angegebene Adresse. Erst mit Ihrem Klick auf diesen Link entsteht die Einwilligung; vorher erhalten Sie von uns keine weiteren Nachrichten. Dazu speichern wir eine kryptografische Ableitung des Bestätigungstokens, dessen Ablaufzeitpunkt und den Zeitpunkt der Bestätigung — Letzterer ist der Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Ein unbestätigter Eintrag wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an info@x-portal.eu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Die Buchungsseite eines Freelancers wird nicht eingebettet und nicht automatisch aufgerufen. Erst wenn Sie den gekennzeichneten Link anklicken, entsteht eine direkte Verbindung zum jeweiligen Anbieter. Dieser verarbeitet technische Verbindungsdaten und die Angaben, die Sie dort selbst eingeben. XPORTAL übermittelt dabei keinen Chattext an den Buchungsanbieter.

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Betreff und den Text Ihrer Nachricht, um das Anliegen zu bearbeiten und zu beantworten. Weitere Angaben erheben wir dabei nicht; insbesondere speichern wir zu einer Kontaktanfrage weder IP-Adresse noch Browserkennung oder Referrer.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an einer nachvollziehbaren Bearbeitung von Anfragen. Die Angabe der genannten Daten ist für die Bearbeitung erforderlich; alternativ erreichen Sie uns unter info@x-portal.eu.

Wir löschen eine Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, kann sie als Handelsbrief längeren gesetzlichen Fristen unterliegen. Eine automatische Empfangsbestätigung per E-Mail versenden wir nicht.

XPORTAL verwendet derzeit keine Analyse- oder Marketingcookies. Folgende Speicherungen dienen ausschließlich Anmeldung, Sicherheit, Funktionsfähigkeit und Ihrer Auswahl:

• xportal_cookie_consent: speichert Ihre Auswahl für 180 Tage.
• sb-…: Cookies des Authentifizierungsdienstes für Gast- oder Kontositzungen; Laufzeit entsprechend der jeweiligen Sitzung.
• xportal_guest_claim: einmaliger, HTTP-only geschützter Übertragungsnachweis für maximal 30 Minuten.
• xportal_email_auth_state: HTTP-only Sicherheitsstatus für E-Mail-Links, maximal eine Stunde.
• sessionStorage: vorübergehende Projekt-, Profil-, Anfrage- und Wiederherstellungsdaten bis zum Schließen des Browser-Tabs oder früherer programmgesteuerter Löschung.

Diese Speicherungen sind für ausdrücklich angeforderte Funktionen erforderlich und werden auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG gestützt. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, und wir holen auch keine ein: Der Hinweis beim ersten Besuch ist eine Kenntnisnahme, keine Auswahl — es gibt derzeit keinen optionalen Dienst, den sie aktivieren könnte. Sollte künftig einer hinzukommen, wird zuvor eine neue, konkrete Einwilligung eingeholt, und er wird nicht geladen, bevor sie vorliegt.

Je nach genutzter Funktion erhalten folgende Kategorien von Empfängern Daten. Die Namen der Unternehmen nennen wir Ihnen auf formlose Anfrage; die Angaben zu Aufgabe, Sitz und Verarbeitungsort stehen hier, weil Sie danach entscheiden können, ob Sie eine Funktion nutzen wollen.

• ein Dienstleister für Hosting und Auslieferungsnetz (Serverfunktionen, technische Protokolle); Sitz in den USA, Auslieferung über Standorte in der EU;
• ein Dienstleister für Authentifizierung, Datenbank, privaten Dokumentenspeicher und Sicherungen; das genutzte Projekt ist in Irland (eu-west-1) eingerichtet;
• ein KI-Dienstleister mit Sitz in Irland samt dessen Unterauftragsverarbeitern, für die von Ihnen angeforderten KI-Funktionen;
• ein Anmeldeanbieter, und zwar erst, wenn Sie die Anmeldung über ihn wählen;
• der jeweils angezeigte Buchungsanbieter eines Freelancers, erst nach Ihrem Klick auf dessen Link;
• ein Zahlungsdienstleister mit Sitz in Irland, erst nach Ihrem Klick auf „Plan buchen“; dabei wird Ihre XPORTAL-Kontokennung übergeben, damit die Zahlung Ihrem Konto zugeordnet werden kann. Dieser Dienstleister leitet Daten an sein Mutterunternehmen in den USA weiter;
• ein E-Mail-Versanddienstleister mit Sitz in Deutschland für Transaktionsnachrichten wie Bestätigung, Anmeldung oder Wiederherstellung; die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt;
• ein Dienstleister zur Abwehr automatisierter Eingaben mit Sitz in den USA, auf dem Kontakt- und dem Whitelist-Formular. Das Prüf-Widget wird beim Aufruf dieser beiden Seiten geladen und erhält dabei Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät sowie Ihr Verhalten im Widget. Dies ist eine Übermittlung in ein Drittland.

Soweit Anbieter als Auftragsverarbeiter tätig sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen nur, soweit ein Angemessenheitsbeschluss einschließlich einer gültigen Teilnahme am EU-US Data Privacy Framework besteht oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln vereinbart sind. Informationen zu den einschlägigen Garantien erhalten Sie über die oben genannte Kontaktadresse.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, eine Einwilligung gilt oder gesetzliche Pflichten bestehen. Die technisch hinterlegten Standardfristen sehen insbesondere vor:

• ungenutzte anonyme Auth-Konten und abgelaufene Gast-Übertragungsnachweise: Prüfung beziehungsweise Löschung nach 30 Tagen;
• Nachrichten in inaktiven Projekten: 180 Tage;
• inaktive Projekte, Match-Snapshots und externe Suchergebnisse: Prüfung beziehungsweise Löschung nach 365 Tagen;
• Lebensläufe von Freelancern: bis zum Widerruf der Bereitstellung, zur Beendigung des Vermittlungszwecks oder bis zu einer früheren berechtigten Löschanfrage; die Erforderlichkeit wird bei Profilprüfung und Deaktivierung erneut geprüft;
• unbestätigte Whitelist-Anmeldungen: automatische Löschung nach 30 Tagen;
• bestätigte Whitelist-Datensätze: Überprüfung nach 365 Tagen und Löschung, wenn keine Rechtsgrundlage mehr besteht;
• Kontaktanfragen: Löschung nach Erledigung, spätestens Überprüfung nach 365 Tagen;
• Zähler der Ratenbegrenzung: Löschung am Tag nach Ablauf des jeweiligen Zeitfensters;
• technische KI-Nutzungsdaten: je nach Kontotyp und Abrechnungsfenster 90 bis 400 Tage;
• Audit- und Vermittlungsnachweise: grundsätzlich bis zu 730 Tage; danach Löschung oder Pseudonymisierung nach der geltenden Richtlinie;
• rechtlich oder abrechnungsbezogen erforderliche minimale Ledger-Daten: Prüfung spätestens nach 2.555 Tagen.

Eine berechtigte Löschanfrage kann zu einer früheren Löschung führen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen können eine längere, zweckgebundene Aufbewahrung einzelner Nachweise erfordern.

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Angemeldete Nutzer können den in der Anwendung angebotenen Datenexport und die Kontolöschung verwenden. Für alle Anliegen – insbesondere zu Whitelist- oder Freelancer-Daten – erreichen Sie uns unter info@x-portal.eu. Vor der Bearbeitung können wir einen Identitätsnachweis verlangen, soweit dies zum Schutz Ihrer Daten erforderlich ist.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für private Unternehmen in Bayern ist regelmäßig das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. Das Online-Beschwerdeformular des BayLDA steht öffentlich zur Verfügung.

Whitelist und die Anmeldung über einen externen Anbieter sind freiwillig. Ohne die für eine Sitzung, ein Konto oder eine Projektanfrage erforderlichen Daten kann die jeweilige Funktion nicht bereitgestellt werden.

KI unterstützt die Strukturierung Ihrer Angaben. Das Matching filtert und sortiert Profile anhand dokumentierter Regeln. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sie entscheiden selbst, ob Sie ein Profil auswählen oder einen externen Buchungslink öffnen.

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen, Empfänger oder rechtliche Anforderungen ändern. Bei wesentlichen Änderungen an optionalen Diensten holen wir eine neue Auswahl ein, bevor diese Dienste geladen werden.